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Forgée pour innover
La personne titulaire de ce poste assure les attributions relatives au secrétariat et à l’utilisation de la bureautique, ainsi que le soutien administratif quant aux différentes tâches reliées aux activités de la Direction générale ainsi que de la Direction des ressources humaines et du développement organisationnel. Elle effectue le traitement des bons de commande, des requêtes, des factures et du courrier, ainsi que les suivis administratifs. Elle assure la mise à jour du classement et de l’archivage des documents selon les normes établies et procède à l’achat de fournitures de bureau.
Responsabilités
Direction générale
Apporter un support administratif au personnel de la direction générale et de la mairie ;
Assurer le suivi des correspondances et des appels de la direction générale, de la maire et du bureau du citoyen ;
Participer à la tenue de l’agenda du directeur général et du maire et organiser la logistique de leurs activités et déplacements ;
Préparer et transmettre les convocations, et assurer l’organisation logistique des réunions ;
Assurer l’envoi et la réception de documents officiels et assurer le suivi des demandes d’information ;
Gérer la petite caisse ;
Assurer le suivi et la mise à jour des bases de données et des dossiers administratifs.
Direction des ressources humaines et du développement organisationnel
Apporter un soutien administratif au personnel de la direction des ressources humaines et du développement organisationnel, notamment dans le dossier de dotation ;
Rédiger ou compléter divers documents, requêtes, lettres, notes de service, statistiques et rapports ;
Procéder à l’application de la Politique de reconnaissance du personnel et des événements sociaux ;
Collaborer avec l’ensemble du personnel à l’accomplissement d’une réussite organisationnelle basée sur les valeurs et les objectifs de la Ville.
Cette description n’est pas limitative, elle contient les éléments principaux à accomplir. La personne peut être appelée à s’acquitter de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.
Pour postuler à cette offre d’emploi veuillez visiter app.mynjobs.com.
Informations supplémentaires à vérifier
🎓 Exigences du poste
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une attestation d’études collégiales (AEC) en secrétariat ou en bureautique, ou l’équivalent reconnu par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur du Québec. Toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente pourrait être considérée ; Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience, idéalement acquise dans le domaine municipal ; Connaissance approfondie de la Suite MS Office 365 ; Excellente connaissance du français. COMPÉTENCES Travail d’équipe, respect, relations interpersonnelles, engagement, capacité d’adaptation et sens des responsabilités ; Discrétion et capacité à gérer de l’information de nature confidentielle ; Capacité à gérer le stress dans un contexte de travail impliquant la gestion de plusieurs dossiers à la fois et des échéanciers serrés ; Sens de la planification et de l’organisation du travail ; Esprit d’analyse, souci du détail et rigueur ; Autonomie et initiative ; Sens de la communication et de l’écoute.
